Warum die meisten Meetings unnötig sind – und wie Unternehmen sie effizienter gestalten können
Meetings sind in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Sie sollen der Kollaboration dienen, Entscheidungen fördern und Projekte vorantreiben. Doch in der Praxis sieht es oft anders aus: Viele Meetings sind schlecht vorbereitet, dauern zu lange und enden ohne klare Ergebnisse. Die Folgen sind unproduktive Arbeitszeiten, Frustration bei den Mitarbeitenden und ein Verlust an Effizienz.
Dieser Beitrag beleuchtet, warum Meetings häufig scheitern, welche Ansätze es gibt, um sie sinnvoller zu gestalten, und wie Unternehmen von einer optimierten Meeting-Kultur profitieren können.
Die Problematik: Meetings als Zeitfresser
Studien zeigen, dass ineffiziente Meetings für Unternehmen enorme Kosten verursachen können. Oft treten dabei ähnliche Probleme auf. Häufig werden zu viele Personen eingeladen, was die Diskussionen unübersichtlich macht. Eine klare Agenda fehlt, wodurch die Gespräche ins Stocken geraten oder in irrelevante Richtungen abdriften. Meetings dauern häufig länger als geplant, was den Arbeitsfluss der Teilnehmenden stört und eine Konzentration auf andere Aufgaben erschwert. Am Ende fehlen oft klare Ergebnisse, und Teilnehmende verlassen die Besprechung ohne definierte Entscheidungen oder nächste Schritte.
Ein Beispiel aus der Praxis: Nicht lange her, da erlebte ich ein Meeting mit 14 Tagesordnungspunkten, die wiederum eine Vielzahl von Unterpunkten enthielten. Dafür wurden vier Stunden angesetzt. Das Ergebnis? Ernüchternd. Nicht einmal die Hälfte der Punkte wurde abgearbeitet, vieles wurde auf kommende Sitzungen verschoben, und konkrete Maßnahmen blieben Mangelware.
Dieses Beispiel zeigt ein typisches Problem: Überfrachtete Meetings mit einer Vielzahl an Themen und Zielen sind selten zielführend. Die Entscheidungsfindung wird unnötig aufgeschoben, sodass wichtige Themen erst Wochen später wieder auf den Tisch kommen. Zudem lässt bei solchen langen Sitzungen die Konzentration aller Teilnehmenden nach – Diskussionen werden ineffektiv, und am Ende fehlen oft klare Ergebnisse.
Ich halte nichts von solchen Meeting-Marathons. Sie fressen nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern verhindern auch dynamische und schnelle Entscheidungen. Sie führen zu einem Verlust an Produktivität und zu Frustration und Demotivation bei den Mitarbeitenden.
Unternehmen können diesen Herausforderungen begegnen, indem sie ihre Meeting-Kultur grundlegend überdenken. Es ist entscheidend, dass Meetings nur dann angesetzt werden, wenn sie wirklich notwendig sind und dass sie effizient geführt werden.
Manche Entscheidungen erfordern nicht unbedingt ein Meeting und können effizienter durch andere Kommunikationsformen getroffen werden. Kollaborationsplattformen wie Microsoft 365 bieten hervorragende Möglichkeiten, Informationen schnell und klar zu teilen. Durch die Nutzung solcher Plattformen können Teammitglieder in Echtzeit kommunizieren, Dokumente gemeinsam bearbeiten und wichtige Updates sofort erhalten. Dies spart nicht nur Zeit, sondern fördert auch eine kontinuierliche und flexible Zusammenarbeit. Besonders für Routineentscheidungen oder Statusupdates sind diese Tools ideal, da sie Transparenz schaffen und die Notwendigkeit für häufige Meetings reduzieren.
Wichtig ist es, klare Richtlinien für die Nutzung dieser Plattformen zu etablieren, damit alle Teammitglieder wissen, wann und wie sie diese Kommunikationswege effektiv einsetzen können. So bleibt die Kommunikation strukturiert und zielgerichtet, ohne dass unnötige Meetings den Arbeitsfluss unterbrechen. Sie möchten mehr über die Nutzung von Kollaborationsplattformen erfahren? Sprechen Sie mich an oder besuchen Sie einer meiner Praxistrainings hierzu.
Der Lösungsansatz: Eine effiziente Meeting-Kultur etablieren
Ein erster Ansatz ist die sorgfältige Auswahl der Teilnehmenden. Nicht jede Person muss an jedem Meeting teilnehmen. Nur diejenigen, die aktiv zum Thema beitragen können, sollten eingeladen werden. Personen, deren Anwesenheit nicht zwingend erforderlich ist, können stattdessen eine Zusammenfassung erhalten.
Eine klare Struktur ist ebenfalls zentral. Eine gut vorbereitete Agenda, die vorab an alle Teilnehmenden kommuniziert wird, gibt dem Meeting einen roten Faden. Zeitlimits für einzelne Themen sorgen dafür, dass die Besprechung fokussiert bleibt.
Der Moderator oder die Moderatorin spielt dabei eine entscheidende Rolle. Neben der Aufgabe, die Diskussionen zu lenken und die Einhaltung der Zeit sicherzustellen, sollte der Moderator aktiv die Entscheidungsfindung steuern. Dies bedeutet, dass er oder sie darauf achtet, dass Diskussionen zielgerichtet bleiben und keine unnötigen Details besprochen werden, die das Meeting in die Länge ziehen. Falls erforderlich, kann der Moderator Diskussionen abkürzen und die Teilnehmenden neu fokussieren, um sicherzustellen, dass das Meeting auf die wesentlichen Punkte ausgerichtet bleibt.
Pünktlichkeit sollte dabei ein Grundprinzip sein – nicht nur beim Start, sondern auch beim Ende des Meetings.
Am Ende eines Meetings sollten die Ergebnisse klar dokumentiert und kommuniziert werden. Entscheidungen, offene Fragen und die nächsten Schritte sollten schriftlich festgehalten werden. Es ist wichtig, dass Verantwortlichkeiten eindeutig definiert sind, damit die besprochenen Dinge auch umgesetzt werden. Falls nötig, können Folgetermine geplant werden, um den Fortschritt zu überprüfen.
Die Vorteile einer optimierten Meeting-Kultur
Eine optimierte Meeting-Kultur bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Kürzere und besser strukturierte Meetings geben den Mitarbeitenden mehr Zeit, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Teams arbeiten produktiver, wenn sie klare Ziele verfolgen und konkrete Ergebnisse aus Besprechungen mitnehmen.
Zudem steigert eine reduzierte Anzahl an Meetings die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Weniger Frustration durch unnötige Besprechungen und eine klarere Struktur in den verbleibenden Meetings schaffen eine angenehmere Arbeitsatmosphäre. Zudem führen fokussierte Diskussionen mit den richtigen Teilnehmenden zu fundierteren Entscheidungen, was wiederum den Erfolg des Unternehmens stärkt.
Kennen Sie Daily Standups?
Statt sich durch endlose Sitzungen zu quälen, bevorzuge ich kurze, regelmäßige Besprechungen, sogenannte Stand-ups.
Ein Daily Standup ist ein zentrales Element der agilen Vorgehensweise, insbesondere in Frameworks wie Scrum oder Kanban. Es handelt sich dabei um ein kurzes, zeitlich begrenztes Meeting, das täglich stattfindet. Ziel ist es, den Fortschritt im Team zu synchronisieren, Hindernisse frühzeitig zu identifizieren und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf die richtigen Aufgaben fokussiert bleiben.
Das Meeting ist auf maximal 15 Minuten begrenzt und findet jeden Arbeitstag zur gleichen Zeit und am gleichen Ort statt. Um es kurz und fokussiert zu halten, stehen die Teilnehmer während des Treffens (daher der Name). Durch die regelmäßigen Treffen wird Transparenz geschaffen, da jeder im Team Einblick in den aktuellen Stand der Arbeit erhält. Zudem können Probleme frühzeitig erkannt und adressiert werden, was die Zusammenarbeit und Selbstorganisation des Teams stärkt.
Ein erfolgreiches Daily Standup hilft fokussiert zu bleiben. Ein physisches oder digitales Task-Board, wie ein Kanban-Board, kann dabei helfen, die Aufgaben oder den Fortschritt visuell darzustellen und die Arbeit zu koordinieren. Die Konsistenz des Treffens – gleiche Zeit, gleicher Ort – erleichtert es dem Team, das Standup zu einer festen Routine zu machen. Insgesamt ist das Daily Standup ein effektives Werkzeug, um die Zusammenarbeit im Team zu fördern, Transparenz herzustellen und Probleme frühzeitig zu lösen, solange es kurz, präzise und zielorientiert bleibt.
Ich setze diese Methode in vielfältiger Weise ein: zur Abstimmung mit Arbeitsgruppen oder Projektteams, zur Teamführung oder auch als Führungsmeeting. Je nach Bedarf werden Zeit und Rhythmus flexibel angepasst. Ein Daily Standup kann beispielsweise auch als wöchentliches 30-minütiges Meeting stattfinden. Wichtig ist dabei, die grundlegenden Prinzipien beizubehalten und regelmäßig eine strukturierte Vorgehensweise zu gewährleisten.
Meetings sind ein wichtiges Instrument der Zusammenarbeit – doch sie sollten stets sinnvoll und zielgerichtet eingesetzt werden. Unternehmen, die ihre Meeting-Kultur überdenken und optimieren, profitieren von mehr Effizienz, klareren Ergebnissen und zufriedeneren Mitarbeitenden.
Schluss mit ineffizienten Meetings
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- klare Strukturen und Zielsetzungen für alle Meetings,
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- eine Meetingkultur, die Zeit spart, Entscheidungen fördert und Ihr Team motiviert.
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Machen Sie den ersten Schritt – Ihre Zeit ist zu wertvoll für ineffiziente Meetings.
